活動策劃公司教你如何規(guī)劃活動經(jīng)費
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做一場活動策劃要多少錢？作為在廣州活動策劃行業(yè)摸爬滾打多年的老牌活動策劃公司，希望我們的每一次的活動經(jīng)驗總結(jié)都希望能幫到你，而坐活動策劃的費用是主辦方都頭痛的問題，經(jīng)費多了怕公司不批，經(jīng)費少了又怕活動效果差，今天我們就來談談如何做好活動經(jīng)費的規(guī)劃。
當要策劃活動時，應在成本表上列出活動規(guī)劃的預算，這樣我們就可以清楚地知道哪些項目可以在不超出頂算的情況下添加進去。成本表也告訴你應如何使用資金，幫助你看到還有其他可選項目，并看看如何在不超出預算的情況下實施這些項目。例如，在你列出成本表、了解了預算的收支平衡點后，你可能會決定采用飯店所提供的簡單蠟燭，而不是使用復雜精美的花飾，以便把省下來的錢用在雞尾酒招待會上。你的目標是創(chuàng)造一個令人難忘的活動，并使開支不超過預算。你需要確保自己采取了所有可能的措施來達到這個目標。不要等到活動結(jié)束時才發(fā)現(xiàn)自己已經(jīng)遠遠超出了預算。
第一件事是確定你能為活動預備多少錢，即使最小型的活動也必須有資金保證。你可能會發(fā)現(xiàn)你的資金還不足以舉辦一場活動。等待有足夠資金再舉辦活動比活動開始后因資金不足而擱淺要好得多。如果資金沒有問題，那么你必須提前決定能花多少錢，然后按照預算來策勉活動。預先對費用作粗路估算很有必要，因為通常先要獲得上級部門對預算的批準，活動才能舉辦。一般來說，你可以從供應商那里獲取你想購買的各種物品的書面報價，在初步預算得到批準后這些價格將會確定下來。下面是一個活動初步預算的樣本，它包括以下主要費用：
邀請函
住宿
交通
會場租金
布置費用
食品飲料
裝飾
音樂娛樂
發(fā)言人
舞臺布里
燈光視聽設備
特殊效果
攝影攝像師
禮品
保險
保安
勞務費
公關費用
工作人員的工資
各種雜費
制作一份詳細的清單，暫且不計費用，把所有可能需要的東西都包括進去，然后用彩筆標出其中必須列人的項目。剩下的項目可以在初步預算確定之后有選擇地補充進去。如果你的初步成本估算只包括了必有的項目，而總成本卻超出了預算，那么你就應該懊重考慮是否進一步實施預定計劃。如果初步估算遠未超過預算，你就可以開始添加那些備選項目了。
由于每一次活動都有不同的內(nèi)容，所以成本表沒有固定的公式或模式。當你開始建立成本表時，應該從頭到尾預想一下你的活動，并擬訂一個大綱，然后再回頭逐條填寫所需資金。記住，所估算的費用一定要用書面形式表達出來，不要接受口頭的東西。人員變動非常普遍—他們今天還在這里，明天就可能走了。你需要書面確認哪些項目包括在內(nèi)，哪些不包括在內(nèi)，并要求供應商們詳細列出每個項目。即使是一些看似不重要的項目，也請他們給出具體詳細的說明。
根據(jù)項目的添加和刪除情況，不斷地更新你的預算，并把這些文件存放在不同的檔案里，給它們注明日期，編上號碼(如，修訂本1，修訂本2)。你必須隨時掌握預算的情況，以便對于應該包括哪些項目作出合理的決定。賬單來的時候，要先核實一下再繳費。要確保你所支付的費用是雙方已協(xié)定好的，不會出現(xiàn)讓人感到意外的情況。適當調(diào)整你的成本表。每收到一張賬單，把賬單所示的實際費用記錄在成本表上，與原先預測的數(shù)額進行對比。特別注意賬單上有沒有什么項目是經(jīng)過口頭批準、而且已經(jīng)付費但卻沒有被記錄下來的。
以上是廣州睿陽活動策劃公司為你總結(jié)的一個規(guī)劃活動經(jīng)費的方法，希望能幫你解決到活動策劃費用的一些問題。
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