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在一場會議活動開始之前，確定最后與會的人數是一件很重要的是，而會務策劃公司最后得到的數據就是主辦方計算到場率的重要依據。因此，在做策劃方案中，怎么報到、簽到，誰負責簽到這些工作都要安排的十分詳盡。
報到一般要求與會者本人持邀請函或者與會通知親自到場報道。為了醒目，一般在報到處周圍設立引導牌，注明報到位置。秘書人員應在與會者到達報到地點時熱情禮貌地接待，向報到者表示歡迎。在證實報到人員身份后，將預先準備好的文件袋(里面有文件、證件、餐券、住宿房間號碼、文具等)發給報到人員。必要時，引導與會者去其住宿的房間，并簡單介紹周圍的情況和開會的要求。
會議簽到工作通常包括迎賓、簽到登記、交費、領取會議資料和各種票證等。
會議活動組織人員應到賓館或會場人口處迎接與會者并安排與會人員簽到和登記，然后引導與會者盡快就座。簽到對于各類有選舉、表決內容的法定性會議尤為重要，它關系到是否達到法定人數，選舉、表決結果是否有效的問題。所以必須堅持簽到制度，認真負責地做好簽到工作。
小型的會議活動一般采用簽到簿簽到的辦法，與會人員到會時在會務秘書準備好的簽到簿上簽名(一般還應注明單位和職務）。人數較少的小型會議或例會，也可由會務秘書按照預先確定的應到會人員名單逐一進行簽到，來—人劃一人，這樣可以隨時掌握到會人員情況，且不必打擾與會者。當然，要采取這種簽到辦法，會務秘書必須認識全部或絕大多數與會者，這就向會務秘書提出了一個熟悉到會人員的要求。
有的重要會議采用手工簽到卡或電子簽到卡的辦法。有些會議要求與會者要在胸卡及其存根上簽上自己的名字，才能進入會議場所。
而作為會議秘書，在登記號到會人員之后也需要將到場情況告知會議主持人，并對未與會者發出催請信息。
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